Zeitmanagement mit Outlook

Was sind deine Ziele für das Jahr 2017? Heute in 8 Wochen ist Weihnachten schon wieder vorbei und damit das Jahr quasi auch. Eines meiner großen Ziele für dieses Jahr war meinen ersten Marathon zu laufen. Heute ist tatsächlich der große Tag gekommen und während du diese Zeilen liest, schwitze ich vermutlich auf Frankfurts Straßen dem atemberaubenden Ziel in der Festhalle entgegen.

Ich hoffe du hast das eine oder andere Ziel in diesem Jahr auch bereits erreicht und falls dies noch nicht der Fall ist, hast du ja noch zwei Monate Zeit!
Damit du die verbleibende Zeit optimal nutzen kannst, möchte ich dir heute das Buch „Zeitmanagement mit Outlook“ von Lothar Seiwert empfehlen. Aber keine Sorge, falls du Apple-Nutzer bist. Die Tipps beziehen sich zwar auf Outlook, sind aber ebenso für diverse andere Mail- und Kalender-Programme anwendbar.

Viel Spaß beim inspirieren lassen.

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1) Kurze Summary

„E-Müll für dich!“ – So heißt das erste Kapitel des Buches Zeitmanagement mit Outlook und ich finde den Titel sehr treffend gewählt. Die Autoren sind der Meinung, dass nicht die Mails das Problem sind, sondern wie wir damit umgehen. Es gibt ein paar Grundprinzipien, die extrem viel Zeit sparen können, jedoch leider von vielen missachtet werden.

Zum einen solltest du sofort nach dem Lesen dieses Artikels deine Desktop-Benachrichtigungen ausschalten. Sie reißen dich im Schnitt alle 15 Minuten aus der Arbeit und lenken dich ab.

Zweitens solltest du den Lesebereich in Outlook ausschalten. So vermeidest du, dass du eine E-Mail anliest ohne eine konkrete Handlung zu tätigen. Diese Funktion verleitet dich nur dazu, im Laufe eines Tages eine E-Mail mehrfach zu überfliegen, bevor du sie endlich vollständig bearbeitest oder löschst.

Drittens solltest du nur alle 2-3 Stunden deine Mails checken um dazwischen zur „wirklichen“ Arbeit zu kommen. Wenn du sie dann von oben nach unten durchgehst, kann dir die AHA-Methode (siehe Denkanstöße unten) wertvolle Dienste leisten. Außerdem gilt natürlich auch hier der „One-Touch“-Ansatz. D.h. du solltest jede E-Mail im Posteingang nur einmal anfassen und dann sofort eine Entscheidung darüber treffen, was mit dieser Nachricht geschehen soll.

Für viele weitere Tipps empfehle ich dir auch folgenden Artikel von mir: https://www.toushenne.de/newsreader/zeitmanagement-methoden.html

Im Buch geht es aber nicht nur um Mails, denn Outlook bietet ja noch viele weitere Tools wie beispielsweise Aufgaben und den Kalender. Die Autoren gehen vor allem auf die korrekte Nutzung der Outlook-Aufgaben intensiv ein.

Ich selbst bin ein großer Fan der Aufgaben und arbeite seit Jahren sehr erfolgreich damit. Falls du sie also bislang noch nicht nutzt, solltest du dir also unbedingt das Buch Zeitmanagement mit Outlook besorgen.

 

2) Interessante Denkanstöße aus „Zeitmanagement mit Outlook“

Zeitprotokolle

Die Grundlage eines guten Zeitmanagements basiert zunächst auf der Transparenz über die aktuelle Verteilung der eigenen Zeit. Also, mit welchen Tätigkeiten verbringst du täglich deine 24 Stunden?

Selbst wenn du nur für 2-3 Tage deine Zeit in halbstündigen Abständen erfasst, wird es dir einen perfekten Überblick verschaffen und dich evtl. schon erste Zeitfresser erkennen lassen.

Zur Unterstützung bietet Outlook ein Tool. Du kannst im Journal (im Posteingang Strg+8 drücken und anschließend Strg+N) eine Zeitmessung durchführen und auf die Minute genau deine Tätigkeiten erfassen. Das ist zum Beispiel auch für die Abrechnung ggü. Kunden extrem hilfreich.

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Wenn dir das zu aufwendig ist, schau dir doch mal folgendes Gadget an, dass es bis in die „Höhle der Löwen“ geschafft hat und ein sehr erfolgreiches Crowdfunding hinter sich hat: https://timeular.com
Diesem Würfel kannst du verschiedene Tätigkeiten zuweisen und musst ihn einfach nur drehen um die Zeit zu erfassen.

Die AHA-Methode

Abfall, Handeln, Ablage.
Jede E-Mail sollte direkt beim ersten Anfassen einer der drei Kategorien zugewiesen werden. Abfall ist denke ich selbsterklärend. Handeln steht für das Bearbeiten von dringenden Nachrichten, bei denen du sofort tätig wirst. Sei es, dass du zum Hörer greifst oder direkt antwortest.

Vielleicht legst du die E-Mail aber auch einfach auf „Wiedervorlage“, weil es ausreicht, wenn du sie im Laufe der nächsten Tage bearbeitest. Dann fällt sie in die Kategorie „Ablage“.

Wie du am besten mit der Outlook-Aufgabenliste arbeitest, haben die Autoren in zwei großen Kapiteln ausführlich dargestellt. Einen Vorgeschmack gibt dir der folgende Denkanstoß.

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Die 25.000$ – Methode

Diese Methode geht zurück auf Ivy Lee, der um 1900 herum den Präsidenten eines der damals größten Konzerne weltweit – United Steel Corp. –  in Bezug auf sein Zeitmanagement beriet. Lee forderte Schwab auf alle seine To-Dos für den nächsten Tag zu notieren. Dann bat er ihn sich vorzustellen, dass am nächsten Tage mehrere seiner Maschinen defekt sein würden und er den ganzen Tag mit „Troubleshooting“ zubringen müsste.

Er hätte also nur Zeit für einen der eben notierten 30 Tasks. Welchen würde er wählen?

Danach forderte er ihn auf genauso mit den weiteren 29 Aufgaben zu verfahren und diese dadurch zu priorisieren. Genau diese Prio kannst du super mit deinen Outlook-Aufgaben durchspielen.

Jetzt fragst du dich vermutlich noch: „Woher kommt der Name der Methode“? Ganz einfach, Schwab versprach Lee einen Scheck über eine Summe seiner Wahl, wenn er ihm einen Zeitmanagement-Tipp nennen würde, der ihm wirklich im Alltag weiterhilft. Lee gab die Verantwortung zurück und bat Schwab die Summe selbst zu bestimmen, je nachdem wie viel ihm der Tipp wert sei. Nach einigen Wochen flatterte dann ein Scheck mit oben genannter Summe bei Lee ins (analoge) Postfach!

 

3) Fazit

Wie schon einleitend erwähnt, enthält das Buch Zeitmanagement mit Outlook zwar zahlreiche Outlook-spezifische Tipps und Screenshots, die allermeisten der Ratschläge sind jedoch universell anwendbar. Starte am besten mit der vorgeschlagenen Zeiterfassung und schau dir an, wie häufig und wie viel Zeit in Summe du mit Outlook verbringst. Wenn es mehr als 1,5 Stunden täglich (angeblich der deutsche Durchschnitt) sind, hast du Optimierungsbedarf.

Das Buch enthält zahlreiche praktische anwendbare Tipps und ich kann dir wirklich empfehlen die für dich passenden Vorschläge anzuwenden. Je nachdem wie viele Jahre du in deinem Berufsleben noch vor dir hast, können dir diese Tools Wochen oder sogar Monate an wertvoller Lebenszeit sparen.

Viele Grüße und viel Spaß beim Lesen!

 

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